 |
|
Chăm sóc phụ huynh tuyển sinh là bước nối giữa sự quan tâm và trải nghiệm thực tế tại trường. Khi có người hỏi nhưng không có đầu mối theo dõi, cơ sở dễ bỏ sót nhu cầu, gửi thông tin không đúng chương trình hoặc quên xác nhận lịch hẹn.
Một quy trình tốt giúp phụ huynh nhận được câu trả lời rõ ràng, đồng thời giúp đội tuyển sinh biết ai cần hỗ trợ tiếp và việc nào phải chuyển cho nhà trường.
Ở cuộc trao đổi đầu tiên, nên xác định chương trình quan tâm, độ tuổi hoặc cấp học, địa bàn và thời gian dự kiến. Không cần hỏi quá nhiều trước khi cung cấp thông tin cơ bản. Tên phụ huynh và cách xưng hô nên được ghi thống nhất để người tiếp nhận sau không hỏi lại toàn bộ.
Nếu muốn chuyển sang gọi điện hoặc Zalo, cần xin phép và giải thích mục đích liên hệ. Chỉ thu thập thông tin phục vụ tư vấn; hạn chế lưu dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.
Bộ câu hỏi thường gặp nên gồm chương trình, lịch, học phí, ưu đãi còn hiệu lực, địa chỉ và bước đăng ký. Mỗi câu trả lời cần có phiên bản cập nhật. Người trực hộp thư không tự đưa cam kết kết quả học tập, giảm giá hoặc chính sách vượt quyền.
Những câu hỏi chuyên môn sâu, khiếu nại hoặc nhu cầu hỗ trợ riêng cần được chuyển cho người có trách nhiệm. Việc chuyển tiếp nên có tóm tắt bối cảnh để phụ huynh không phải kể lại từ đầu.
Một lịch tham quan hay học thử cần có thời gian, địa điểm, người liên hệ, việc cần chuẩn bị và cách đổi lịch. Trước buổi hẹn, gửi lời nhắc theo sự đồng ý của phụ huynh. Nếu chưa thể tham gia, ghi nhận thời điểm phù hợp để liên hệ lại thay vì gửi nhắc liên tục.
Sau buổi đến trường, hỏi phụ huynh còn cần thông tin gì và dự kiến quyết định khi nào. Có người cần xem thêm lịch, có người cần trao đổi với gia đình. Mục tiêu là hỗ trợ quyết định phù hợp, không tạo áp lực bằng một ưu đãi chưa được xác nhận.
Với danh sách phụ huynh cũ, phải kiểm tra cơ sở liên hệ và mong muốn nhận thông tin. Nội dung chăm sóc nên có giá trị như cập nhật chương trình hoặc lời mời hoạt động phù hợp; có cơ chế ghi nhận yêu cầu ngừng liên hệ.
Theo bảng dịch vụ bổ sung EDU, iCARE EDU 24/24 có mức 2.000.000 đồng/tháng. Phạm vi gồm tiếp nhận trên Page, tư vấn tuyển sinh theo nội dung đã thống nhất, hỗ trợ điện thoại hoặc Zalo khi được đồng ý, hỗ trợ lịch hẹn và chăm sóc danh sách phù hợp.
Cơ chế tiếp nhận 24/24, thời gian phản hồi thực tế, phần tự động và phần nhân sự xử lý phải được thống nhất khi triển khai. Tên gọi dịch vụ không mặc định có một nhân sự trực liên tục mọi thời điểm hoặc cam kết phản hồi tức thì.
Gói Bứt Phá có hạng mục CarePro trong phạm vi gói. Nếu đang dùng gói này, cần đối chiếu kênh, khối lượng và nhiệm vụ trước khi bổ sung iCARE; không tự động cộng thêm phí cho cùng một công việc.
| Thông tin | Mục đích |
|---|---|
| Nguồn yêu cầu và chương trình | Biết nội dung hoặc kênh đưa phụ huynh đến |
| Nhu cầu và điều kiện phù hợp | Gửi đúng thông tin và chuyển đúng người |
| Trạng thái tư vấn | Phân biệt đang tìm hiểu, có lịch, đã đến, đăng ký |
| Hẹn liên hệ tiếp | Tránh bỏ sót hoặc gọi trùng |
| Người phụ trách | Rõ trách nhiệm xử lý |
| Đồng ý liên hệ và yêu cầu dừng | Chăm sóc theo mong muốn phụ huynh |
Không dùng lượt tin nhắn làm số học viên. Cần loại yêu cầu trùng, kiểm tra lịch đến thực tế và đối chiếu dữ liệu đăng ký của nhà trường trước khi tổng hợp.
Nhà trường cần chỉ định một đầu mối duyệt thông tin, xử lý tình huống vượt kịch bản và phản hồi chất lượng tư vấn. Đội hỗ trợ có trách nhiệm cập nhật trạng thái, giữ nhất quán nội dung và chuyển tiếp đúng quy trình.
Trong giai đoạn đầu, nên rà soát các cuộc trao đổi thường gặp để điều chỉnh bộ trả lời. Khi học phí, lịch hoặc ưu đãi đổi, phải cập nhật cùng lúc trên nội dung quảng cáo, website và tài liệu tư vấn.
Đọc thêm quy trình Marketing tuyển sinh tổng thể để kết nối khâu chăm sóc với nội dung và quảng cáo.
Xem phạm vi và lựa chọn tại Các gói MKT tuyển sinh. Liên hệ EDU Marketing Ads: 0968 380 363 để trao đổi mục tiêu, nguồn lực và ngân sách phù hợp.
